Introdução a gestão do tempo:
"Nunca desistas dum sonho apenas por causa do tempo que levará para realizá-lo. O tempo passará de qualquer maneira.
(Earl Nightingale )
Nunca desejaste que um dia tivesse mais de 24 horas?
Faz 10 coisas ao mesmo tempo e no final do dia, parece-lhe que não fez estritamente nada?
Não sabes como sair destes stress continuo?
Estas a um passo de perder o controle?
Já não sabes quais são as tuas prioridades porque estás constantemente bombardeado de email, telefonemas, reuniões?
Não precisas de mais tempo, precisas simplesmente de aprender a gerir o teu tempo.
Para ser mais produtivo e produtivo no trabalho, é essencial gerir o teu tempo de forma eficaz.
A boa notícia é que nem sempre é necessário ser um génio da organização para administrar bem o teu tempo.
Se alteras apenas algumas coisas, ficarás surpreso com o quanto podes fazer do teu dia. Pode ganhar até 2 horas por dia!
A procrastinação e as distrações são os principais obstáculos à produtividade!
Se administras mal o teu tempo, é tua eficiência, a tua produtividade e a qualidade do teu trabalho que serão diretamente afetadas.
Dominar o teu tempo, definir prioridades, dizer não, fazer uma lista, saber delegar, ter pausas para aliviar o teu stress permite-te que não sejas demasiado sobrecarregado.
Além disso, podes aproveitar este tempo ganho para passar mais tempo de qualidade com a tua família e amigos.
Como um atleta, tens que gerir o teu tempo de maneira inteligente.
Felizmente, existem muitas dicas simples para gerir teu tempo eficientemente:
1) Defina as tuas prioridades
"O essencial é constantemente ameaçado pelo insignificante." (René Char)
Se não sabes onde vai, não vai obter nada!
Parece-lhe estranho mas a verdade é que a maioria das pessoas não sabem quais são os seus sonhos e objectivos de vida. Andam a deriva sem nenhum rumo!
Então como gerir bem o seu tempo se não tem noção do que quer?
A verdade é que a vida em geral está cheia de tarefas, obrigações, responsabilidades, deveres e interações de todos os tipos e é normal não tomar tempo para pensar no que deseja verdadeiramente fazer da sua vida.
Quais são os seus sonhos de criança? O que gostaria de mudar na sua vida?
Responde a esta perguntas.
Existem objectivos a curto, médios e longo prazo de maneira clara e precisa.
Podem variar de 6 meses a 5 anos!
Um objetivo dá-lhe uma direção.
Para ter sucesso e ser feliz em todas as áreas da tua vida, precisas de ter uma visão clara dos teus objectivos de vida.
Assim, quando definir os teus objetivos, planeia algumas metas a concretizar todos os dias, semana, meses e anos.
Pode ser o planeamento duma viagem de sonho, uma parceria, um curso na sua área, criar um blogue…
Tem a tua agenda sempre a mão porque por vezes, temos ideias fabulosas que esquecemos ao cabo de algumas horas.
Podes ter contratempos ou os as suas metas podem mudar.
Lembra-te que vivemos num Mundo em constante mudança.
O que queria ontem pode não ser o que quer amanha!
Estejas sempre preparado para redefinir as tuas metas e até os teus objetivos!
2) Evita as distrações.
"Não perdemos tempo, mas temos muito tempo que não aproveitamos!“ (Séneca)
Isola-te. Feche a porta ao Mundo de vez em quando e quando necessário.
É difícil, eu sei, mas desligar o telefone, não responder aos teus e-mails e evitar as redes sociais, mesmo por apenas meia hora, faz-te ganhar tempo e és mais produtivo!
Se tens uma tarefa importante, é importante que evitas interrupções desnecessárias. Desligue o telefone ou telemóvel e focaliza a tua mente e criatividade na tua tarefa importante.
Estar sozinho em paz vai ajuda-te a limpar a tua mente e permite-te otimizar a tua concentração e eficiência.
Se tiveres acesso à Internet, resiste a vontade de navegar nas redes sociais ou outros.
Desde que faço este simples gesto, tenho tempo de sobra para me dedicar ao que realmente importa na minha vida.
Claro que sou uma viciada na Internet mas estabeleço horário para isso.
Percebi que ganho em tempo e motivação quando não estou sempre interrompida com mensagens, email, telefonemas…
3) Faz uma pausa!
“O descanso torna a mente mais livre e saudável para pensar." (George Sand)
Descanse! Se quer ter rendimento no teu emprego e na tua vida, tens que pensar no teu descanso físico e psíquico.
É um dos conselhos que tens mesmo que aplicar.
Eu por exemplo se tiver cansada na minha mente, não sou capaz de escrever uma única palavra! Saio um pouco, vou jardinar, tomo um café ou vejo um pouco de televisão e como por magia, carrego de novo as minhas baterias!
Dorme bem também.
O sono insuficiente pode afetar negativamente o teu humor e a tua capacidade de tomar boas decisões.
Experimente a respiração consciente, a meditação, o ioga…
Se passas muito tempo sentada ao longo do dia, fazes pausas regulares.
4) Organiza os teus documentos.
O teu escritório ou local de trabalho são locais onde passas a maior parte do tempo. Se estiver bem organizado, podes ser muito mais eficiente no trabalho!
Hoje em dia, um monte de informações são digitais mas, isso não significa que deves manter todos os e-mails, todos os arquivos, todos os dossiers…
Começa do zero.
Identifique tudo no teu espaço de trabalho e remova o supérfluo-
Esta é a primeira coisa que precisa fazer.
Elimina o que é desnecessário, organiza arquivos em pastas e mantém apenas os documentos que usas ativamente no teu quotidiano .
Cada objeto, cada documento deve ser colocado de volta no seu lugar após o uso. Certifique-te de que há um lugar para tudo. Invista em prateleiras ou armários. Limpa e mantém o teu espaço de trabalho livre de barafunda!
Limpa a tua mesa, as gavetas, a poeira do teu computador, desinfeta o teclado regularmente (ninho de bactérias).
Evite almoçar na tua mesa.
O teu computador também merece uma pequena atualização.
Remove todos os arquivos antigos que não usas mais tal como fizeste no teu escritório ou local de trabalho.
Faça deste lugar onde passa a maior parte do teu tempo num refúgio de paz: coloque uma estatueta de Buda, uma planta verde, algumas fotos do filhos…
5) Delegue
"Mantenha as suas promessas e seja consistente. Seja o tipo de pessoa em quem os outros podem confiar." (Roy T. Bennett)
Embora seja complicado para alguns, é necessário aprender a delegar certas tarefas para chegar a conciliar tudo.
É mesmo necessário fazer isto porque é uma das melhores maneiras de economizar tempo e eficiência e incentivar a iniciativa. Confie nos outros.
Aproveite o conhecimento e as habilidades das pessoas ao teu redor.
Usa todos os recursos disponíveis.
Delegar certos trabalhos permite-te de concentrar-te nas atividades mais importantes. Não precisas de controlar tudo.
Tenha confiança nos outros.
Em primeiro, precisas de determinar quais são as tarefas que pode confiar nos outros. Seja muito claro sobre o resultado esperado e explique detalhadamente e precisamente o resultado a ser alcançado.
Dê-lhe responsabilidades e deixe-lhe espaço para serem criativos.
No decorrer do trabalho, acompanha o colaborador com a maior frequência possível, mostrando-lhe que esta presentes em caso de dificuldade.
6) Encontra o teu pico de produtividade.
" Tempo: a matéria prima mais importante." (Stanislaw Jerzy)
Encontra o teu pico de produtividade.
Quando fiz isto, o meu rendimento aumentou de forma significativa.
Sei que é logo por volta das seis da manha que sou mais criativa e produtiva.
A esta hora, estou sempre cheia de ideias novas!
Nunca te aconteceu tentar fazer uma tarefa sem nenhuma vontade e noutra hora particular, em meia hora despachou tudo?
Assim, quando encontras o teu pico de produtividade, neste lapso de tempo, vais fazer as tarefas mais difíceis e complicadas.
Estas tarefas são muitas vezes as mais importantes, capitais e primordiais para os teus projetos e são as que tens medo de efetuar.
Nesta hora é muito mais fácil, garanto-te.
Conheço pessoas que são da noite, a partir das onze da noite, são muito criativos…
Outras será ao princípio da tarde.
Seja qual for o teu pico, aproveite ao máximo este período de alta produtividade para permitir que relaxe um pouco nas outras horas do dia!
7) Vence a procrastinação.
“A falta de tempo é o disfarce favorito da preguiça.” (Gregório Lacroix)
Vence a procrastinação. A procrastinação que é o ato de deixar as coisas sempre para depois.
"Amanha, para a semana, para o mês que vem, FAÇO"
E nunca acaba por fazer nadinha de nada!
Eu era uma procrastinadora nata!
Assim, fazes a tarefa mais difícil de fazer logo de manha quando começas o teu trabalho. Assim, o teu dia e tempo é mais aproveitado e produtivo.
Já não fica com a impressão de que não fez nada durante o dia porque já fez a tarefa mais difícil e longa.
Planeia com antecedência quanto tempo achas que vais demorar cada tarefas a executar.
Assim, terás mais perseverança em acabá-la na hora combinada.
Se tens um grande objetivo e não sabes por onde começar, divide em pequenos objectivos a realizar.
No fim, já tens o teu grande objetivo concretizado! Chama-se o método de kaizen e é o que utilizo para avançar em todas as áreas da minha vida.
Podes ler este artigo que descreve minuciosamente o que é o método de kaizen: Transforme a sua vida com o método Kaizen
Quando identificas um comportamento que é contraprodutivo para a tua gestão do tempo, tome imediatamente medidas para corrigir este comportamento.
Podes utilizar um temporizador para gerir melhor o teu tempo.
Eu utilizo e ajuda muito!
Pare de dar desculpas e trabalha com determinação para fazer as tarefas que detestas!
Recompense-te.
Certifique-se de recompensar-te por um trabalho bem feito.
Uma recompensa irá motivar-te para superar as tarefas mais difíceis e evitar a procrastinação.
É como quando éramos crianças quando os nossos pais davam-nos uma prenda, bombons,
chocolates… quando fazíamos algo que nós pediam.
Funcionava na infância,
hoje também!
É importante ser disciplinado também.
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